FAQ

Op deze pagina staan veel gestelde vragen (FAQ) over de ombudsdienst. Wanneer je met een vraag zit, kan je die altijd doormailen naar een van de ombudsen.

De vragen:

• Waarvoor kan je bij de ombuds terecht?
• Wat wordt er van mij verwacht als ik niet deel wens te nemen aan een examen?
• Mijn (ski)vakantie begint reeds vooraleer mijn examenreeks gedaan is. Hoe los ik dit probleem op?

Waarvoor kan je bij de ombuds terecht?

De ombuds wordt machtens het examenreglement als bemiddelaar aangesteld tussen 2 soms conflicterende partijen, nl. de student en de examinator. In de praktijk moet de taak van ombuds ruimer opgevat worden en komt het erop neer dat we

• er trachten over te waken dat alle studenten dezelfde kansen krijgen. Zo mag niemand een voorkeursbehandeling krijgen, en de student die door een geval van overmacht benadeeld wordt in het afleggen of voorbereiden van zijn of haar examens, trachten we te begeleiden en te helpen. We zien erop toe dat de examenregeling evenwichtig wordt samengesteld. Voor studenten die om ernstige redenen de examens niet kunnen afleggen zoals voorzien, wordt een speciale regeling getroffen. In Afdeling 2 (artikel 10) van het examenreglement staat (onder andere) dat verplaatsingen enkel kunnen worden toegestaan om zwaarwichtige redenen. Als je reden tot verplaatsing echter gegrond is, aarzel dan niet om ons te contacteren. We beslissen dan in eer en geweten en op basis van de informatie waarover we beschikken of een verplaatsing al dan niet aangewezen is.

• de student -indien nodig- beschermen in de zwakke positie die hij of zij inneemt ten overstaan van de examinator, of ten overstaan van de examencommissie tijdens de deliberatie. De ombuds zit hier soms gewrongen tussen 3 conflicterende partijen of belangen, nl. dat van de student, dat van de docent en het examenreglement. Een evenwicht hierin vinden, is niet altijd eenvoudig.
  In het geval van een belangenconflict moet uit het gesprek tussen ombuds en student blijken wat er juist aan de hand is. De ombuds neemt akte van de klacht, contacteert eventueel de docent en waakt tijdens de deliberatie over de mogelijke consequenties en intervenieert indien nodig.
  De student is in deze meestal de zwakke schakel. De ervaring leert wel dat met de problemen en verzuchtingen van de goedmenende student terdege rekening wordt gehouden, en dit zowel door de ombuds als het docentenkorps.

• kennis nemen van de vrijheid die je hebt om niet deel te nemen aan een of meerdere examens en ze in een volgende examenperiode af te leggen. Mogen we jullie echter vragen ons steeds op de hoogte te brengen indien je niet deelneemt aan een examen? Dit wordt ten andere van jullie verwacht (zie artikel 15 van het examenreglement). We vragen dit om een drietal redenen. Sommige studenten maken een bewuste keuze en spreiden hun examens over 2 zittijden, maar onderschatten soms de consequenties van hun beslissing. Anderen twijfelen dan weer -soms onterecht- aan hun kunnen en zijn geneigd om daarom bepaalde examens overhaast uit te stellen. Een gesprek tussen ombuds en student kan daarbij de beslissing beter motiveren of eventueel herzien. Ten tweede is het zo dat indien je ons meedeelt dat je een examen niet zal afleggen, we daarvan akte nemen en de docent op de hoogte brengen. Het is een vorm van beleefdheid naar de docent en je medestudenten toe dat je dit kenbaar maakt. Tenslotte weten wij als ombudsen zo tijdens de voorbereiding van deliberatie ook waarom bepaalde cijfers ontbreken en moeten we niet in alle paniek naar een administratieve fout op zoek gaan.

• tijd vrij maken om te luisteren naar jullie, naar de problemen waarmee je te maken hebt. Soms is de vraag vrij concreet en verlangt de student gewoon een toelichting bij het examenreglement. Op andere momenten is het echter minder duidelijk. Achter elke student schuilt een mens met zijn of haar specifieke problemen, die een belangrijke impact kunnen hebben op het studiegedrag, het verloop van de examens en de slaagkansen. Vaak werkt een gesprek verhelderend en kunnen we jullie op die manier voorthelpen en terug op het rechte spoor zetten. Soms zijn de problemen ernstiger, kunnen wij geen adequate oplossing te voorschijn toveren, en is een grondige en professionele begeleiding noodzakelijk. We zullen je in dat geval dan ook doorverwijzen naar de gespecialiseerde diensten, die de universiteit aan haar studenten aanbiedt.

Wat wordt er van mij verwacht als ik niet deel wens te nemen aan een examen?

Elke student heeft de vrijheid om niet deel te nemen aan een of meerdere examens en ze in een volgende examenperiode af te leggen. Mogen we jullie echter vragen ons steeds op de hoogte te brengen indien je niet deelneemt aan een examen ? Dit wordt ten andere van jullie verwacht (zie artikel 15 van het examenreglement ). We vragen dit om een drietal redenen. Sommige studenten maken een bewuste keuze en spreiden hun examens over 2 zittijden, maar onderschatten soms de consequenties van hun beslissing. Anderen twijfelen dan weer -soms onterecht- aan hun kunnen en zijn geneigd om daarom bepaalde examens overhaast uit te stellen. Een gesprek tussen ombuds en student kan daarbij de beslissing beter motiveren of eventueel herzien. Ten tweede is het zo dat indien je ons meedeelt dat je een examen niet zal afleggen, we daarvan akte nemen en de docent op de hoogte brengen. Het is een vorm van beleefdheid naar de docent en je medestudenten toe dat je dit kenbaar maakt. Tenslotte weten wij als ombudsen zo tijdens de voorbereiding van deliberatie ook waarom bepaalde cijfers ontbreken en moeten we niet in alle paniek naar een administratieve fout op zoek gaan.

Mijn (ski)vakantie begint reeds vooraleer mijn examenreeks gedaan is. Hoe los ik dit probleem op?

Plan je skivakantie goed! Zo voorkom je problemen...
Als het kalf toch al verdronken is, en je kan je ski-vakantie (heel) moeilijk verplaatsen/annuleren, weet dan dat:

• We (de ombudsen op werktuigkunde) een skivakantie niet als een zwaarwichtige reden beschouwen om een examen te verplaatsen!
• Examens verplaatsen kan leiden tot een ongunstiger examenregeling voor jezelf, met alle gevolgen vandien!
• You're on your own... Je kan proberen om met iemand 1 examen of de volledige reeks te wisselen. Zorg ervoor dat je zeker volgende zaken in orde gebracht hebt:
  1. Zorg dat je een schriftelijke toestemming hebt van de persoon met wie je wisselt, dit om later discussie te vermijden.
  2. Zorg dat je de toestemming hebt van de proffen van de vakken in kwestie om van reeks te wisselen.
  3. Indien dat alles in orde is (lees: als en slechts als!), breng dan de ombuds die voor jouw jaar verantwoordelijk is alsnog op de hoogte. Val de pedel hiermee niet lastig: